Mail Merge: วิธีใช้คุณสมบัติเทมเพลตที่ซ่อนอยู่ใน Apple Pages

แอปเปิ้ล ชุดโปรแกรมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมักจะดูจืดชืดเมื่อเทียบกับตัวเลือกคู่แข่งจาก Google และ Microsoft แต่ตัวประมวลผลคำ หน้า ขณะนี้มีคุณลักษณะใหม่ที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถเติมเทมเพลตได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสามแอปของบริษัท — Pages, Numbers และ Keynote — อาจเป็นแอปพลิเคชั่นเริ่มต้นที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าสำหรับผู้ใช้ Mac แต่ผู้ใช้มืออาชีพมักจะมองหาที่อื่น บริษัทส่วนใหญ่ใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง Microsoft Office หรือ Google Workspace สำหรับการสร้าง แก้ไข และแบ่งปันเอกสาร ส่วนหนึ่งเป็นเพราะแอปพลิเคชัน iWork ทำงานได้ดีที่สุดกับคอมพิวเตอร์ Apple และพบปัญหาความเข้ากันได้เมื่อแชร์กับผู้ใช้พีซี เอกสารเหล่านี้สามารถใช้ร่วมกันกับคนที่ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่น แต่สามารถดูได้โดยไม่มีแบบอักษร ข้อผิดพลาด และอาจเปิดไม่ถูกต้อง

การเปิดตัวที่จะเกิดขึ้น ของ macOS Ventura ในปลายฤดูใบไม้ร่วงนี้ ถูกตั้งค่าให้นำการอัปเกรดจำนวนมากมาสู่แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Apple ตั้งแต่แอปพลิเคชัน iWork ไปจนถึงแอป Mail ที่ลืมไปนานแล้ว มีการแสดงตัวอย่างที่งาน Worldwide Developers Conference ในเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2565 แต่คุณลักษณะใหม่บางอย่างได้มาถึงผู้ใช้ Mac แล้ว ในช่วงหลายสัปดาห์หลังจากงานปาฐกถาพิเศษของ WWDC นั้น Apple ได้ส่งการอัปเดตใหม่สำหรับ Pages, Numbers และ Keynote รวมถึง Pages 12.1 การปล่อยวางนี้ การอัปเดตซอฟต์แวร์สำหรับโปรแกรมประมวลผลคำของ Apple ถือเป็นการกลับมาของฟีเจอร์ที่ถูกปิดไปในปี 2013 ซึ่งทำให้ง่ายต่อการป้อนเทมเพลตอัตโนมัติที่ไม่ซ้ำใคร ข้อมูล.

การเปิดตัวของ Pages 12.1 กลับมาอีกครั้ง จดหมายเวียน กับโปรแกรมประมวลผลคำ ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ถูกลบออกเมื่อเกือบสิบปีก่อนหลังการเปิดตัว Pages 5.0 เป็นคุณลักษณะที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการ และไม่สำคัญสำหรับผู้ใช้ที่ไม่ต้องการเช่นเดียวกัน อย่างไรก็ตาม มีบางสถานการณ์ เมื่อรู้วิธี Mail Merge ในเอกสาร Pages สามารถช่วยผู้ใช้ประหยัดเวลาได้มาก Mail Merge ทำงานได้ดีที่สุดกับเอกสารใดๆ ที่จะปรับเปลี่ยนในแบบของคุณและ 'ส่งทางไปรษณีย์' จึงเป็นที่มาของชื่อเครื่องมือ เอกสารเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องส่งทางไปรษณีย์จริง ๆ — เอกสารส่วนบุคคลใด ๆ จะทำงานร่วมกับ Mail Merge เอกสารที่เหมาะสำหรับ Mail Merge ได้แก่ จดหมาย ใบรับรอง และคำเชิญที่ปรับให้เป็นส่วนตัวสำหรับผู้รับกลุ่มใหญ่

วิธีใช้ Mail Merge สำหรับการตั้งค่าส่วนบุคคลอย่างรวดเร็ว

Mail Merge เป็นคุณลักษณะที่สามารถป้อนข้อมูลส่วนบุคคลลงในเทมเพลตได้โดยอัตโนมัติด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้ต้องการสร้างใบรับรองส่วนบุคคล 500 รายการโดยใช้ Pages Mail Merge สามารถแทรกข้อมูลนี้โดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องป้อนด้วยตนเอง คุณลักษณะนี้ยังสามารถดึงข้อมูลจากกลุ่มที่มีอยู่แล้ว ซึ่งช่วยลดขั้นตอนความอุตสาหะในการพิมพ์แต่ละรายการ Mail Merge นำข้อมูลที่มีอยู่แล้วในแอพผู้ติดต่อหรือ ในสเปรดชีต Numbers ทำให้ขั้นตอนการตั้งค่าส่วนบุคคลสำหรับเอกสารแต่ละฉบับเป็นเรื่องง่าย หากจำเป็นต้องสร้างกลุ่มข้อมูลใหม่ Mail Merge รองรับการสร้างกลุ่มผ่านกลุ่มรายชื่อติดต่อหรือแผ่นงาน Numbers ใหม่

เทมเพลตเอกสาร เช่น ใบรับรอง จดหมาย หรือคำเชิญเริ่มต้น อาจมีฟิลด์จดหมายเวียนอยู่แล้ว แต่ถ้าเอกสารจำเป็นต้องมีการเพิ่มฟิลด์ Mail Merge เพียงเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังจุดแทรกที่ต้องการหรือเน้นข้อความที่จะปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ จากนั้น คลิกแท็บ 'เอกสาร' ในแถบด้านข้าง และคลิก 'Mail Merge' เลือก 'เพิ่มฟิลด์ผสาน' และเลือกจากฟิลด์ข้อมูลผู้ติดต่อหรือเบอร์ หลังจากเพิ่มฟิลด์ผสาน การพิมพ์หรือส่งออกเอกสารจะสร้างหลายเวอร์ชันพร้อมเนื้อหาส่วนบุคคล — รวมทั้งชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ Mail Merge เป็นคุณสมบัติที่คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยได้ใช้ แต่เมื่อจำเป็น ก็สามารถประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองได้ หน้า.

แหล่งที่มา: ฝ่ายสนับสนุนของ Apple